Dopisujte se net-etično! Poslovni netiqquete 2.dio

Podrazumijevajući da ste savladali lijepo ponašanje na internetu br.1, vaš zadatak još nije gotov. Naučiti vam je kako dopisivanjem ostaviti dojam savršeno poslovne i pristojne osobe. Pred vama je Poslovni netiquette 2.

Za vaše poslovno dobro

Za vaše poslovno dobro slijedite sljedeće savjete:

• jasno i koncizno

  Poput ostalih dokumenata koji napuštaju vaš ured, čitajte svoje e-mailove i editirajte ih uvijek iznova, izostavljajući svaku ponavljujuću informaciju. Ukoliko je to moguće ograničite sadržaj vašeg e-maila na 20 linija ili manje.

• naslov poruke

  Jednostavan potez poput naslovljavanja e-maila, pomoći će primatelju da među hrpom pošte razabere važnost vašeg dopisa. Naslovite e-mail primjerice Kupoprodajni ugovor ili Rezime sastanka održanog 05.01.2005..

• predstavite se

  Vaša poslovna adresa može reflektirati vaše ime kao pošiljatelja, ali i ne mora. Stoga, potpišite svaki e-mail imenom i kontaktnim podacima. Preporučujemo da zalijepite vaše kontaktne podatke na kraj svake poruke uključujući ime tvrtke i vašu titulu. Tu opciju većina e-mail programa danas podržava pod nazivom potpis tj. signature. Potpis neka ne bude duži od 4 linije, jer bi u suprotnom zauzimao velik dio prostora predviđenog za korespondenciju, što se smatra lošim poslovnim manirom.

• pozdrav, završetak i potpis

  Baš kao i u neelektronskom dopisivanju, osigurajte da svaki e-mail ima pozdrav, završnicu i potpis.

• budite profesionalni

  U poslovnom dopisivanju izbjegavajte korištenje "smiley-ja" za dočaravanje emocija i tona dopisa. Ostanite profesionalni. Referirajte na prethodni e-mail ukoliko se komentar odnosi na njega i uključite prethodnu korespondenciju, veže li se ona na temu.

• personalizirajte e-mail

  Profesionalan pristup ne kosi se sa osobnošću. Dodavši osoban dodir poslovnom e-mailu ostaviti ćete dojam osobe sa stilom. Primjerice, privlačan uvod e-mail poruke može vas učiniti prepoznatljivim i atraktivnim "sugovornikom".

• odgovorite promptno

  Promptno odgovaranje je gotovo podjednako važno kao i odazvati se na poslovan dopis. Držite se prakse odgovaranja na e-mail u roku 24 sata ili 1 radnog dana.

• auto-odgovor

  Namjeravate li izostajati iz ureda na duži period, postavite auto-odgovor u kojem će stajati kako niste u mogućnosti pročitati odgovor određeni vremenski rok (primjerice 10 dana), kao i alternativan kontakt.

• ton e-maila

  Držite se pravila – ton vašeg poslovnog e-maila može biti opušten koliko je i vaš odnos sa primateljem e-maila.

• To, From, Bcc, Cc

  From – u polje From upišite vaše puno ime. Upisivanjem vašeg imena bez prezimena ili e-mail adrese ostavljate dojam osobe koja nešto skriva ili ne poznaje osnove konfiguriranja e-mail programa.
  To – ukoliko je izvor adrese vaš adresar, uvjerite se da je u polje upisano puno kontaktno ime primatelja.
  Cc (carbon copy ) kopija – polje Cc koristite kada je više primatelja involvirano u diskusiju. Primatelji sa liste u tom slučaju neka se međusobno poznaju ili su predstavljeni jedni drugima i nemaju potrebu za skrivanjem internet adrese pred ostalim primateljima.
  Bcc (black carbon copy) kopija – koristite polje Bcc kada šaljete vaš e-mail grupi primatelja koji se međusobno ne poznaju. Koliko god sjajno izgledala vaša lista kontakata, nemojte pasti u iskušenje koristiti To ili Cc za slanje istog e-maila, jer time ugrožavate privatnost primatelja.

• ne zavaravajte se online privatnošću

  Ukoliko bi sadržaj e-maila kojeg namjeravate poslati mogao ugroziti vašu reputaciju ili karijeru, taj sadržaj jednostavno nije namijenjen e-mail formi.

• napad privicima

  Ukoliko namjeravate poslati veći privitak (attachment), prethodno provjerite da li je primatelj sa time suglasan. Primjerice pristojna veličina privitka za primatelje korisnike dial-up veze je 1 MB, a za korisnike brzih veza, isključivo uz prethodno odobrenje primatelja, preporučljivo je ograničiti se na 5 MB.

• običan tekst (plain text) vs. HTML

  Formatiranje poruka kako bi imale atraktivne fontove, boje pozadine ili druge "atraktivne" elemente najčešće je samo izvor nevolja. Takve poruke zauzimaju više mjesta u elektronskom pretincu i na poslužitelju, neki primatelji mogu imati problema sa njenim prikazom, a ukoliko to i nije problem, formatirane poruke su pokazatelj loše poslovne kulture. Zato je najbolje držati se običnog (plain) teksta.

• Bottom posting / Top possting
  E-mail aplikacije nude mogućnosti ispisa vašeg odgovora na vrhu ili dnu dotadašnje korespondencije. Oba oblika su ispravna, a radi preglednosti preporučujemo novi e-mail pozicioniran na vrhu korespondencije.

I zaključak

Osigurajte da vašu poslovnu poruku dožive ispravno. Iako je online komunikacija veći izazov od one usmene ili pismene, nećete pogriješiti budete li poslovni e-mail tretirali poput ostalih formi poslovnog dopisivanja.

Iz prethodnog broja Enter-neta pročitajte: Ponašate li se na netu? Poslovni netiquette 1.dio